Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden
Doelstelling Stichting Verkeersregelaars Evenementen Vianen
De Stichting heeft tot doel om andere stichtingen, organisaties, verenigingen en anderen die een evenement in de gemeente Vianen organiseren te ondersteunen bij de opleiding, de examinering en het kleden van verkeersregelaars.
De Stichting zal jaarlijks, in de maanden maart en/of april, één of meerdere opleidingsdagen organiseren. Tijdens deze opleidingsdagen zullen nieuwe verkeersregelaars worden opgeleid en geëxamineerd. Tevens hebben reeds eerder gediplomeerde verkeersregelaars de mogelijkheid hun mandaat met één jaar te verlengen.
Voor de leesbaarheid van onderstaande algemene voorwaarden is de naam van de Stichting Verkeersregelaars Evenementen Vianen afgekort in SVEV.
Algemene voorwaarden voor gebruik van kleding.
Als twee partijen een verbintenis aangaan, in dit geval gebruik van kleding voor verkeersregelaars evenementen in de gemeente Vianen, is het goed dat er een aantal afspraken gemaakt. Dat schept duidelijkheid naar u als organisatie van een evenement in de gemeente Vianen en naar ons als SVEV. Zo weten beide partijen waar ze aan toe zijn. De afspraken die wij met u maken, brengen wij onder in deze Algemene voorwaarden.
1. Aanmelding evenement.
1.1. Als organisatie van een evenement in de gemeente Vianen dient u minimaal vier (4) weken vóór het evenement melding te hebben gemaakt van het evenement indien u, tijdens dit evenement, gebruik wenst te maken van de kleding en/of materiaal voor verkeersregelaars evenementen. Zie hiervoor ook 2.1., 2.2. en 2.3. van deze algemene voorwaarden.
1.2. De melding van een hierboven omschreven evenement kan uitsluitend via de website van de SVEV door middel van het daarvoor bestemde PDF formulier.
1.3. De SVEV verplicht zich om binnen 4 x 24 uur via een e-mail bericht aan te geven of het aanmeldingsformulier in goede orde is ontvangen. Indien het aanmeldingsformulier niet op de juiste wijze is ingevuld wordt aan de aanvrager bericht gegeven. Aanvrager heeft dan de mogelijkheid om binnen 4 x 24 uur na ontvangst van de e-mail van de SVEV te reageren en/of een nieuw formulier in te vullen.
1.4. Aanvragen die na de periode, van 4 weken vóór het evenement, worden ontvangen door de SVEV worden niet in behandeling genomen.
1.5. Aanvragen die niet zijn voorzien van een juist e-mailadres, telefoonnummer en mobiel telefoonnummer van de organisatie die het evenement organiseert, worden niet in behandeling genomen.
1.6 Communicatie tussen de aanvrager en de SVEV vinden via e-mail plaats. Door deze vorm van communicatie worden afspraken schriftelijk vastgelegd en kunnen er geen misverstanden ontstaan.
1.7. De SVEV heeft te allen tijde het recht om het gebruik van kleding voor verkeersregelaars evenementen te weigeren. Redenen van weigering kunnen zijn:
Onjuist gebruik van kleding en/of materiaal*
Het niet op tijd terugbrengen van gebruikte kleding en/of materiaal
Het betalen van een vrijwilliger met geld en / of goederen
Het gebruiken van kleding en/of materiaal door niet bevoegde verkeersregelaars c.q. daartoe het vermoeden bestaat.
* onder materiaal wordt verstaan: signaalfluit met koord en begeleidingslamp met rode kegel.
2. Aanvragen kleding
2.1 Indien een organisatie, gevestigd in de gemeente Vianen, kleding en/of materiaal wil aanvragen voor een evenement in de gemeente Vianen dient die organisatie akkoord te gaan met de algemene voorwaarden.
2.2. Een organisatie die niet akkoord gaat met de algemene voorwaarden en de doelstelling van de SVEV kan geen kleding en/of materiaal aanvragen c.q. gebruiken.
2.3 Het is niet mogelijk dat organisaties uit andere gemeenten kleding en/of materiaal voor verkeersregelaars aanvragen. Ook is het niet mogelijk dat een verkeersregelaar, die beroepsmatig verkeersregelaar is, kleding en/of materiaal van de SVEV kan aanvragen c.q. gebruiken.
2.4. Een organisatie, uit de gemeente Vianen, die kleding en/of materiaal aanvraagt en die deze wil gebruiken van de SVEV betaalt, de eerste vijf maal dat een aanvraag wordt gedaan, een vast bedrag van € 75,-
2.5 Uitzondering op hetgeen gesteld in 2.4. zijn die organisaties die de SVEV hebben geholpen een startkapitaal te verwerven. Genoemde organisaties zijn:
- Stichting Vrijstad Oldtimerdag Vianen;
- Stichting Avondvierdaagse Vianen;
- Stichting Nationale Sleepbootdagen Vianen;
- Stichting Oranjevereniging Vianen;
- Stichting Paardenmarkt comité Vianen ;
- Stichting Amaliastein Vianen
- Stichting Bewoners organisatie Monnikenhof
2.6. Het gestelde in 2.4. is ook niet van toepassing op die organisatie uit de gemeente Vianen die na 15 maart 2014 is opgericht en die organisaties die geen e-mail betreffende de SVEV hebben ontvangen van de gemeente Vianen welke op of omstreeks 28 januari 2014 is verzonden. De verzendlijst is bij de SVEV bekend.
2.7 Indien een organisatie uit de gemeente Vianen kleding voor verkeersregelaars wilt gebruiken dient deze organisatie minimaal vier (4) weken vóór het betreffende evenement via de website van de SVEV een aanvraagformulier kleding te hebben ingevuld en te hebben verzonden aan de SVEV..
2 .8. Indien een aanvraagformulier kleding onjuist en / of onvolledig is ingevuld wordt deze niet in behandeling genomen.
2.9. De SVEV behoudt zich het recht voor om een aanvraagformulier kleding en of materiaal te weigeren. Door of namens de SVEV wordt dan, binnen 4 x 24 uur, via de e-mail contact opgenomen met de betreffende organisatie over de reden van weigering.
3. Vergoeding en betaling
3.1 De vergoedingen voor de te gebruiken van kleding, signaalfluiten en begeleidingslampen voor verkeersregelaars evenementen worden jaarlijks vastgesteld en gelden voor minimaal één kalenderjaar.
3.2. De vergoedingen bedragen:
- Verkeershesje met pet, cap en signaalfluit met koord € 4,00 per dag
- Begeleidingslamp met rode kegel (i.c.m. kleding) € 5,00 per dag
Met een maximum van € 200,- per evenement
3.3. Het bestuur van de SVEV heeft het recht om tussentijds de gebruikersprijzen aan te passen..
3.4. Als een organisatie het aanvraagformulier voor de kleding en/of materiaal heeft ingevuld en verzonden aan de SVEV ontvangt die organisatie zo spoedig mogelijk een factuur. Op het factuur staat vermeld het vergoedingsbedrag en de borgsom die bij elke aanvraag gevraagd wordt. Voor de factuur geldt een betalingstermijn die aangegeven is op de betreffende factuur.
3.5. De aanvraag voor de kleding en/of materiaal is pas definitief als het bedrag van de factuur volledig is overgemaakt op de bankrekening van de SVEV, bankrekeningnummer NL79 RABO 0154 4562 92 t.n.v. Stg. Verkeersregelaars Vianen.
3.6. Indien er na 10 dagen, na het verzenden van de factuur geen of slechts een gedeeltelijke van de vergoeding is ontvangen zal door c.q. namens de SVEV via de e-mail contact worden opgenomen met de betreffende organisatie.
3.7. Mocht deze organisatie niet binnen 4 x 24 uur reageren wordt de betreffende reservering van kleding en/of materiaal niet in behandeling genomen.
3.8. Door de SVEV wordt geen kleding en/of materiaal afgegeven als het vergoedingsbedrag en borg niet door de penningmeester van de SVEV zijn ontvangen.
4. Afgifte aangevraagde kleding
4.1. Nadat de vergoeding ( inclusief de borg zie hiervoor punt 6 van deze algemene voorwaarden) binnen de gestelde termijn is ontvangen door de penningmeester van de SVEV wordt door een materiaalcommissaris van de SVEV via de e-mail contact opgenomen met die organisatie die de kleding heeft aangevraagd.
4.2. Communicatie tussen de materiaalcommissaris van de SVEV en de betreffende organisatie vindt plaats via e-mail. Dit om verwarring te voorkomen.
4.3. Tussen de materiaalcommissaris en de betreffende organisatie worden afspraken gemaakt wanneer de aangevraagde kleding kan worden opgehaald op een daartoe afgesproken plaats, datum en tijdstip.
4.4. Door c.q. namens de betreffende organisatie wordt bij afgifte van de kleding een Bewijs van Ontvangst ondertekend.
4.5. Degene die de kleding en/of materiaal in ontvangst neemt dient zich er van te vergewissen dat hij / zij alle aangevraagde en toegekende kleding en/of materiaal in ontvangst neemt. Ook dient hij / zij zich ervan te vergewissen dat de ontvangen goederen onbeschadigd zijn. Eventuele beschadigingen dienen zo precies mogelijk te worden beschreven op het bewijs van ontvangst. Het bewijs van ontvangst wordt voor afgifte van de kleding en/of materiaal mede ondertekend door de materiaalcommissaris. Het bewijs van ontvangst bestaat uit twee delen. Het origineel blijft in het bezit van de Stichting Verkeersregelaars Evenementen Vianen. Een kopie van het bewijs van ontvangst is bestemd voor die organisatie die de kleding en/of materiaal heeft aangevraagd.
4.6. Op het bewijs van ontvangst staat ook de datum, plaats en tijdstip vermeld waarop de gebruikte kleding en/of materiaal teruggebracht dient te worden.
5. Teruggave kleding en/of materiaal aan de SVEV
5.1. De gebruiker van de kleding en/of materiaal verplicht zich goede zorg te houden over de ontvangen goederen. Indien schade of vermissing ontstaat, moet deze door de gebruiker uit eigener beweging gemeld worden bij de inname van de goederen.
5.2. Indien tijdens het gebruik schade of vermissing ontstaat aan de gebruikte kleding of materiaal, is de gebruiker verplicht deze schade of vermissing volledig te vergoeden.
5.2. De gebruikte kleding en materiaal dient compleet en onbeschadigd teruggebracht te worden op de afgesproken datum, plaats en tijdstip. De gebruikte kleding en materiaal dient uiterlijk binnen 4 x 24 uur na het evenement weer in het bezit te zijn van de SVEV.
5.3. Het is niet toegestaan gebruikte kleding te wassen. Wassen van de kleding kan namelijk de reflectie van de kleding aantasten. Wassen en reinigen wordt gedaan door de SVEV. Ook is het niet toegestaan de gebruikte materialen te reinigen c.q. te herstellen. Deze handelingen worden gedaan door c.q. namens de SVEV.
5.4. Indien de goederen niet op de afgesproken datum, plaats en tijdstip kan worden teruggebracht dient de gebruiker, uitsluitend per e-mail, contact op te nemen met de materiaalcommissaris. De naam en het e-mailadres van de materiaalcommissaris zijn vermeld op het bewijs van ontvangst. Wij verzoeken de organisatie die de kleding en/of materialen gebruikt zich te houden aan de afgesproken termijnen omdat deze goederen ook gereserveerd kunnen zijn door een andere organisatie.
5.5. Als de gebruikte goederen niet op de afgesproken datum, plaats en tijdstip wordt teruggebracht en er geen reactie is op de aan die organisatie gerichte e-mails, maximaal 3 stuks, zal de betreffende organisatie schriftelijk, aangetekend, aansprakelijk worden gesteld. Die communicatie tussen de SVEV vindt dan uitsluitend schriftelijk plaats tussen de secretaris van onze stichting en de secretaris van de betreffende organisatie. Afschriften van de door ons verstuurde brieven worden gezonden aan de voorzitter van de betreffende organisatie.
5.6. Zijn de gebruikte goederen niet binnen de gestelde termijn(en) teruggebracht en de schriftelijke communicatie tussen de SVEV heeft niet het gewenste effect dan wordt er aangifte van diefstal c.q. verduistering c.q. heling gedaan tegen die persoon die de goederen in ontvangst heeft genomen.
6. Borgstelling
6.1. Door de SVEV wordt een borgsom gevraagd van € 100,- t/m 5 sets daarna € 150,00 per aanvraag kleding/lampen. Deze borgsom dient direct na ontvangst van de factuur overgemaakt te worden op de bankrekening van de SVEV bankrekeningnummer NL79 RABO 0154 4562 92 t.n.v. Stg. Verkeersregelaars Vianen.
6.2. Indien door de SVEV geen aanspraak wordt gemaakt op de borg wordt deze borg, na teruggave van de gebruikte goederen, zo spoedig mogelijk teruggestort op de rekening van de aanvragende organisatie.
7. Schade
7.1. Schade aan kleding en/of materiaal wordt verrekend met de vooruitbetaalde borg. Onder schade wordt verstaan: scheuren van de stof, brand- en / of schroeivlekken, niet door gewoon wassen te verwijderen vlekken, extra stomerijkosten door buitensporige vervuiling etc. Tevens wordt onder schade verstaan het incompleet terugbrengen van de gebruikte kleding en/of materialen.
7.2 Indien de borg niet toereikend is zal de betreffende organisatie door de SVEV schriftelijk, aangetekend, aansprakelijk worden gesteld.
7.3 Een organisatie die kleding aanvraagt en gebruikt bij de SVEV verplicht zich tot betaling van de schade indien deze hoger is dan de borgsom.
8. Aansprakelijkheid
8.1. De SVEV is niet aansprakelijk voor schade dan wel letsel ontstaan tijdens het dragen van de kleding en/of materiaal aangevraagd bij de SVEV.
9. Post-taak instructie en andere adviezen
9.1. Organisaties die een evenementen in de gemeente Vianen organiseren moeten, voordat de gediplomeerde verkeersregelaar(s) hun post innemen, een zogenaamde post-taak instructie geven. Een post-taak instructie is de instructie die door de organisatie aan de verkeersregelaar wordt gegeven. Tijdens de post-taak instructie geeft de organisatie aan wat van de verkeersregelaar(s) wordt verwacht op zijn / haar post.
9.2. Het is aan geen enkele organisatie toegestaan dat deze organisatie de verkeersregelaar beloont met geld en / of goederen. Indien dat toch gebeurt verrichten de organisatie en alsmede de verkeersregelaar onrechtmatige handelingen en zijn noch de organisatie noch de verkeersregelaar verzekerd. In de vrijwilligersverzekering, afgesloten door de gemeente Vianen, staat een definitie vrijwilliger beschreven. Deze definitie luidt:
“Vrijwilliger is degene die in enig organisatorisch verband onverplicht en onbetaald werkzaamheden verricht ten behoeve van anderen en/of de samenleving waarbij een maatschappelijk belang wordt gediend.”
9.3. De SVEV aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid op het moment dat noch de organisatie noch de verkeersregelaar zich houden aan hetgeen in 9.1 en/of 9.2 is gesteld. Ook aanvaardt de SVEV geen enkele verantwoordelijkheid voor de werkzaamheden van de gediplomeerde verkeersregelaar.
9.4. Een organisatie die bij hun evenement een of meerdere verkeersregelaars in dienst heeft verplicht zich wel voor de persoonlijke verzorging van die verkeersregelaar(s).
9.5. Een verkeersregelaar die zijn werkzaamheden doet ten behoeve van een organisatie uit de gemeente Vianen is verplicht het aan hem/haar uitgegeven kleding te dragen op de voorgeschreven wijze. Tevens dient de verkeersregelaar tijdens zij/ haar werkzaamheden de pet te dragen. De organisatie die de verkeersregelaar(s) in dienst heeft moet, tijdens de post-taak instructie, aandacht besteden aan het dragen van het hesje / parka met pet. Ook moet de betreffende organisatie erop toezien dat bovenstaande in acht wordt genomen. Het gebruik van de signaalfluit en de begeleidingslamp met rode kegel is alleen toegestaan op de manier zoals in de cursus is geleerd.
9.6 Een gediplomeerde verkeersregelaar is verplicht zijn / haar aanstellingspas bij zich te dragen en op eerste aanvrage deze te tonen aan een politieambtenaar indien deze dit verzoekt c.q. vordert. Indien de verkeersregelaar niet voldoet aan deze vordering maakt hij / zij zich schuldig aan een misdrijf.
9.7. Door de SVEV wordt aan organisaties in de gemeente Vianen geadviseerd om een post door tenminste twee verkeersregelaars te bemensen.
10. Kascontrole
10.1 Een organisatie uit de gemeente Vianen die de doelstelling van de SVEV onderschrijft en / of kleding bij de SVEV aanvraagt en gebruikt verplicht zich tot het doen of laten doen van een kascontrole van de SVEV. Deze kascontrole zal jaarlijks, bij toerbeurt, worden gehouden na afsluiting van het boekjaar. Volgens artikel 9 lid 1 van de Akte van Oprichting van de SVEV is een boekjaar gelijk aan een kalenderjaar.
11. Vrijwilliger / verkeersregelaar evenementen
11.1 Indien een organisatie uit de gemeente Vianen voor hun evenement niet voldoende vrijwilligers heeft die gediplomeerd verkeersregelaar evenementen Vianen zijn, bestaat de mogelijkheid dat die organisatie een beroep doet op een of meerdere gediplomeerde verkeersregelaars evenementen Vianen.
11.2 Bovengenoemde organisatie doet daartoe een verzoek via het contactformulier van de SVEV. Genoemd contactformulier is beschikbaar op de website www.svev.nl.
11.3 In het bovenstaande verzoek moet staan:
- Welke organisatie de aanvraag doet;
- Naam van het evenement
- Datum /data van het evenement
- Gevraagde aantal verkeersregelaars
- Tijdstippen c.q. tijdvakken waarop assistentie wordt gevraagd
- Naam, adres en e-mail adres van de contactpersoon organisatie
11.4 Bovengenoemd verzoek dient tenminste vier (4) weken vóór het betreffende evenement gedaan te worden.
11.5 Na het verzoek zal door de SVEV een e-mail worden verzonden aan alle gediplomeerde verkeersregelaars evenementen in de gemeente Vianen. In genoemde email zal het verzoek, genoemd onder 11.4, worden gedaan.
11.6 Indien een of meerdere verkeersregelaars evenementen bereid zijn de aanvragende organisatie te ondersteunen melden zij zich, via de website van de SVEV, aan.
11.7 Naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer van de verkeersregelaar(s) evenementen zullen, via een email bericht worden doorgegeven aan de contactpersoon van de aanvragende organisatie. De aanvragende organisatie neemt op haar beurt, binnen 14 dagen na ontvangst van de namen, contact op met de betreffende vrijwilliger / verkeersregelaar.
11.8. Een gediplomeerd verkeersregelaar kan nimmer worden verplicht mee te werken aan een bepaald evenement in de gemeente Vianen. De SVEV heeft hierin alleen een bemiddelende rol en zorgt ervoor dat de verkeersregelaar op de juiste, wettelijke, wijze is opgeleid en gekleed.
11.9 Indien een of meerdere gediplomeerde verkeersregelaars zich aanmelden voor een organisatie zullen deze verkeersregelaars vallen onder de verantwoordelijkheid van die betreffende organisatie. Zij dienen op de juiste wijze te zijn verzekerd en dienen op de juiste wijze te worden geïnstrueerd en gekleed. Tevens heeft de betreffende organisatie de verplichting de verkeersregelaar op een correcte wijze te behandelen en facilitair, tijdens hun werkzaamheden, te ondersteunen. Hierbij dient hetgeen er staat vermeld onder punt 9 van deze algemene voorwaarden in acht te worden genomen.
11.10. Indien zich geen verkeersregelaars aanmelden zal dit, 2 weken na het verzoek, via de e-mail aan de verzoekende organisatie worden gemeld.
11.11. De SVEV is niet aansprakelijk voor schade / letsel ontstaan tijdens het uitoefenen van de verkeer regelende taken van een of meerdere verkeersregelaars evenementen Vianen die middels in dit punt genoemde verzoek werken voor een organisatie in de gemeente Vianen.
Tenslotte
De SVEV gaat er van uit dat bovenstaande informatie voor zich spreekt en dat u zich hier ook in kunt vinden. Mocht u het met een of meerdere voorwaarde(n) uit de algemene voorwaarden niet eens zijn dan vernemen wij dat graag van u voordat u kleding aanvraagt. Voorstellen voor verbeterpunten voor de SVEV zijn welkom en zullen worden geattendeerd op de eerstvolgende bestuursvergadering van bovengenoemde Stichting.
Aldus opgesteld te Vianen 1 januari 2018.
Het dagelijks bestuur van de Stichting Verkeersregelaars Evenementen Vianen.